Sales Operations Specialist

For over 90 years, Topcon’s vision has been to solve societal challenges around the globe. In healthcare, we are developing innovations that improve patients’ health and quality of life. We empower eye care providers with advanced imaging, diagnostic solutions, and intelligent data technology. Our robotic devices deliver simplicity without compromise, by capturing clear images with the push of a button. By joining Topcon Healthcare, you become part of a growing, diverse, global team. With office locations throughout North America, whether you are on-site, remote, or hybrid, our culture empowers you to contribute to company and personal success each day. At Topcon Healthcare, you can grow your career, gain new perspectives, and help address society’s most pressing challenges. If you have drive, passion, and a desire to be part of a collaborative team, we want to hear from you. At Topcon Healthcare, we don’t wait for the future. We invent it. Join us. Learn more about working with us at topconcareers.com Depuis plus de 90 ans, la vision de Topcon est de relever les défis sociétaux partout dans le monde. Dans le domaine de la santé, nous développons des innovations qui améliorent la santé et la qualité de vie des patients. Nous aidons les professionnels des soins oculaires grâce à des solutions avancées d’imagerie, de diagnostic et de technologies intelligentes de gestion des données. Nos appareils robotisés offrent une simplicité sans compromis en permettant la capture d’images de grande qualité par simple pression d’un bouton. En vous joignant à Topcon Healthcare, vous ferez partie d’une équipe mondiale diversifiée et en pleine croissance. Grâce à nos bureaux situés partout en Amérique du Nord, que vous travailliez en présentiel, à distance ou en mode hybride, notre culture vous permet de contribuer chaque jour au succès de l’entreprise tout en favorisant votre propre développement professionnel. Chez Topcon Healthcare, vous pourrez faire progresser votre carrière, acquérir de nouvelles perspectives et contribuer à relever certains des défis les plus importants de notre société. Si vous êtes motivé(e), passionné(e) et souhaitez évoluer au sein d’une équipe collaborative, nous aimerions vous rencontrer. Chez Topcon Healthcare, nous n’attendons pas l’avenir. Nous l’inventons. Joignez-vous à nous. Pour en savoir plus sur les possibilités de carrière chez Topcon : topconcareers.com Role Summary | Sommaire du poste English The Sales Operations Specialist supports sales performance, operational efficiency, and customer satisfaction through accurate order processing, issue resolution, and day-to-day coordination across internal teams. This role works closely with Sales, Finance, Operations, and Customer Support to help ensure smooth execution of sales activities. This role is well suited for a detail-oriented and organized professional who can manage routine order activity, respond to customer and sales inquiries, and collaborate effectively in a fast-paced environment. The position supports the Canadian sales organization and requires fluency in both English and French to communicate with customers, internal teams, and stakeholders. Français Le/La spécialiste, opérations des ventes soutient la performance commerciale, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction de la clientèle grâce au traitement exact des commandes, à la résolution des problèmes et à la coordination quotidienne entre les équipes internes. Cette personne travaille en étroite collaboration avec les équipes Ventes, Finances, Opérations et Service à la clientèle afin d’assurer le bon déroulement des activités de vente. Ce poste convient à une personne organisée, rigoureuse et capable de gérer les activités courantes liées aux commandes, de répondre aux demandes des clients et de l’équipe des ventes, et de collaborer efficacement dans un environnement dynamique. Le poste soutient l’organisation des ventes au Canada et exige une maîtrise du français et de l’anglais afin de communiquer avec les clients, les équipes internes et les parties prenantes. Key Responsibilities | Responsabilités principales Sales Operations & Order Management | Opérations des ventes et gestion des commandes English Prepare and manage customer quotes and orders in accordance with company policies and pricing structures. Process customer orders including equipment, parts, and special-order requests. Review and validate order details including pricing, configurations, payment information, and shipping requirements. Help identify and resolve order-related issues such as pricing discrepancies and fulfillment delays. Collaborate with internal teams to ensure accurate order entry and timely delivery. Support industry trade shows and sales events. Français Préparer et gérer les soumissions et les commandes clients conformément aux politiques de l’entreprise et aux structures de prix. Traiter les commandes clients, incluant les équipements, les pièces et les demandes spéciales. Vérifier et valider les détails des commandes, notamment les prix, les configurations, les modalités de paiement et les exigences d’expédition. Aider à identifier et à résoudre les problèmes liés aux commandes, tels que les écarts de prix et les retards de livraison. Collaborer avec les équipes internes afin d’assurer une saisie exacte des commandes et des livraisons dans les délais. Participer aux salons professionnels et aux événements de l’industrie. Strategic Account & Project Support | Soutien aux comptes stratégiques et aux projets English Support strategic and national accounts through order coordination and follow-up. Assist with cross-functional activities related to installations, training schedules, and system deliveries. Maintain reports and track sales projects, backlog activity, and opportunities as assigned. Français Soutenir les comptes nationaux et stratégiques par la coordination des commandes et les suivis. Aider aux activités interfonctionnelles liées aux installations, à la planification des formations et aux livraisons de systèmes. Tenir à jour les rapports et assurer le suivi des projets de vente, du carnet de commandes et des opportunités, selon les besoins. Customer & Sales Support | Soutien à la clientèle et à l’équipe des ventes English Provide professional and timely support to customers and sales representatives via phone and email in English and French. Maintain proactive communication regarding order status, delivery timelines, and issue resolution. Escalate sales and service issues appropriately with a customer-focused approach. Français Offrir un soutien professionnel et rapide aux clients et aux représentants des ventes par téléphone et par courriel, en français et en anglais. Maintenir une communication proactive concernant l’état des commandes et les délais de livraison. Acheminer les situations liées aux ventes et au service de façon appropriée, avec une approche axée sur la satisfaction de la clientèle. Cross-Functional Collaboration & Operational Insights Collaboration interfonctionnelle et analyses opérationnelles English Work closely with Sales, Finance, Purchasing, Operations, and Logistics to support daily activities. Generate and analyze order and backlog reports. Learn and apply standard operating procedures and best practices for order processing and reporting. Support initiatives related to CRM and ERP systems to improve operational workflows. Français Travailler en étroite collaboration avec les équipes Ventes, Finances, Approvisionnement, Opérations et Logistique afin de soutenir les activités quotidiennes. Produire et analyser des rapports de commandes et de carnet de commandes. Apprendre et appliquer les procédures opérationnelles normalisées et les meilleures pratiques liées au traitement des commandes et aux rapports. Participer aux initiatives visant l’amélioration des systèmes CRM et ERP afin d’optimiser les processus. Qualifications | Qualifications English 1–2 years of experience in Sales Operations, Order Management, Customer Support, or a related business function preferred. Experience with customer service, order entry, or administrative support is an asset. Fluency in English and Canadian French (spoken and written). Ability to communicate professionally with French-speaking customers and Canadian sales teams. Français Une à deux années d’expérience en opérations des ventes, gestion des commandes, service à la clientèle ou dans une fonction administrative connexe sont préférées. Une expérience en service à la clientèle, en saisie de commandes ou en soutien administratif constitue un atout. Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. Capacité à communiquer efficacement avec une clientèle francophone et les équipes de vente au Canada. Technical Skills | Compétences techniques English Familiarity with ERP and CRM systems is preferred; experience with SAP or Salesforce is an asset. Working knowledge of Excel and basic reporting tools. Good organizational skills and attention to detail. Willingness to learn, solve problems, and work collaboratively. Français Une connaissance des systèmes ERP et CRM est préférable; une expérience avec SAP ou Salesforce constitue un atout. Connaissance pratique d’Excel et des outils de rapports de base. Bonnes aptitudes en organisation et souci du détail. Volonté d’apprendre, de résoudre des problèmes et de collaborer efficacement avec les autres. Topcon Healthcare sees eye health differently. Our vision is to empower providers with smart and efficient technologies for enhanced patient care. Keeping pace with the ever-changing landscape of the healthcare industry, we offer the latest integrated solutions including advanced multimodal imaging, vendor-neutral data management and groundbreaking remote diagnostic technology. A globally-oriented business, Topcon is focused on developing solutions towards solving societal challenges in the mega-domains of healthcare, agriculture, and infrastructure. In healthcare, these challenges include increasing eye disease, rising medical costs, access to healthcare and physician shortages. By investing in value-driven innovations, Topcon works to enable people to enjoy good health and a high quality of life.